一. 前言
經過多年的發展蘇州廣電總臺的資產規模已經達到了相當大的程度，這里面技術設備資產占據了很大的份額，對這些資產進行綜合細致的管理顯得十分必要。固定資產管理是企業管理中的一個重要的組成部分，固定資產具有價值高，使用周期長、使用地點分散和變動、管理難度大等特點。
在未引入系統前，管理，使用的時候遇到過資產中的賬、卡、物不相符合；無法得知資產的所在位置；無法得知當前資產的使用狀況；無法跟蹤設備的維修，轉移等情況；資產的變動沒有相關的歷史記錄比如入庫，位置變動，維修；折舊報廢的時候無法銷賬；缺乏資產的統一編碼；由于沒有
IT系統的支撐無法進行工作流管理；而每年的資產盤點會動用大量的人力物力；同時對應于耗材等常規消耗品也無法進行跟蹤和領用的管理。
蘇州廣電總臺的良性發展，避免不了要涉及到企業資產的有效管理。對于電視臺來說是擁有密集和復雜的技術裝備的企業，固定資產的管理尤其重要。傳統依靠人力和紙張的管理模式無論從質量或者效率上，都很難滿足現今的管理和經營新形勢的需要。尋找一種簡便、高效的管理手段成為必然。我們在充分研究和分析蘇州廣電總臺固定資產管理的業務需求的基礎上引入了依靠工作流，依靠統一編碼，依靠在線管理，加強耗材動態到資產管理中，組織自我開發了一套蘇州廣播電視總臺固定資產管理系統。該系統涉及資產管理的各個流程包括：預算、采購、固定資產入庫、耗材入庫、資產變更、資產報廢、耗材領用，設備維修。系統同時交付資產管理部門和財務部門進行公共管理共同管理。也為每個設備建立了統一識別的條形編碼，資產管理部門根據條形碼可以對設備進行動態跟蹤，比如維修，位置變動等。財務部門能夠通過掃描槍快速和方便的對資產進行盤點和清理；各級相關管理人員以及有關領導能快速查詢、統計固定資產的情況。有效的解決了資產管理的難題，更輕松、更有效的動態管理固定資產。
二.系統結構描述
根據實際需要，總臺技術設備資產管理系統主要應用模塊將使用CS（client-server）結構，網絡數據庫為核心的并行與分布式管理相結合的計算機管理信息系統。在以數據庫、網絡為中心的支撐系統上建立信息共享、事務處理和決策分析三個應用層，并通過中間件和集成接口實現系統的開發和集成。使系統具有最強的靈活性，體現實用性和先進性的完美結合。
本次開發軟件開發平臺為Visual Sstudio 2005采用C#語言開發了基于ASP.NET 2.0，數據庫采用SQL 2005的固定資產管理系統。因為系統會對每個設備產生唯一的條形編碼，該系統還使用了條碼打印機，針對盤點需要的條碼手持掃描儀。
1.軟件系統的體系結構
圖1
總臺技術設備資產管理系統，覆蓋了設備和耗材的整個生命周期。從年度預算開始，跟蹤設備的采購，使用情況，維修情況，直到其達到報廢標準。對于耗材是從采購開始，跟蹤領用情況，目前在庫數量。每次操作都在數據庫中留下詳細資料，供統計分析使用。按照系統的功能劃分，管理系統可分為預算管理系統、采購處理系統、資料管理系統、維修管理系統以及數據分析系統等多個部分。系統體系結構如圖1所示。
(1)預算管理過程
預算管理部分主要是對各個部門年度預算進行管理。由各個中心、部門根據自己的年度預算在年前填寫預計下個財年的采購預算、維修預算、耗材預算，提交領導審核。審核通過，根據審核意見，確認下個財年的年度預算。該預算將貫穿以后的采購管理。采購管理中必須要填寫此次采購用到的某個預算。如果沒有提交相應的預算，那么需要的采購的時候就無法輸入預算編號，后續的采購無法執行。可以說從源頭開始把握和規范了整個年度的采購計劃。
圖2為：預算管理系統流程圖
(2)采購處理過程
采購管理部分主要對各類設備、維修零件、耗材的采購進行管理。由使用部門整理各自需求，調查市場情況，針對需要設備，對供貨商進行詢價。然后詳細填寫設備采購表，交由領導審批。審批通過，根據審批意見，確定具體供貨商，并下訂單。訂單細節將由設備采購表確定。
圖3為采購流程圖
采購的流程描述
1.當部門有采購意圖的時候，首先進行部門內部的溝通，確定以及完成先前的金額以及相關信息的確認。
2.在填寫采購的時候，我們需要選擇判斷此次采購是否在預算計劃內。
預算計劃內就是，此次采購的所有的金額將關聯年度的財政預算。如果屬于計劃外采購那么本次采購的金額將會使單獨額外的金額不納入年度財政預算的金額。
3.招標過程
在某些設備的采購中，可能會涉及招標投標的過程。
A．如果采購中確實存在招標投標的過程，那么此時就需要上傳已經確認簽字的投標書，招標書，中標書，以便存檔以及作為招標采購的憑證。
B．如果沒有招標過程那么此次步驟可以跳過。
4.固定資產同備件耗材將會有個標志位判斷，以便日后作為統計的標志
5.采購的時候會采購成套的系統，那么這個時候就要先建立一個系統采購明細表，然后建立映射該系統的其他設備明細。
6.采購審核的最后審核為審核人，如果在審核之前，該采購單還可以修改。一旦通過審核，該采購單就無法進行任何的修改了。
(3)付款處理過程
圖3
付款記錄必須輸入電腦，本系統中無付款記錄財務部門不予付款。
付款明晰記錄必須與采購單掛鉤，即任何一筆付款記錄都應有一條采購記錄與之相對應，允許一個設備采購單可有多次付款記錄，但累計付款金額不能超過采購單上的采購金額。
一個付款單只能有一個付款單位。
圖4
實行多級審批流程，按總臺規定執行。實行電腦審批與紙質審批流程并行，紙質審批單據由本系統生成后打印。臺長、中心主任的電腦審批權限可以下放給指定人員代為操作。審核前可以進行修改，審核后不能再修改。
(4)入庫處理過程
根據資產的采購單填寫相應的入庫單，在填寫入庫單的時候，我們需要進行判斷，是否為固定資產還是耗材。
入庫處理過程圖如圖5。
A如果是耗材，需要判斷一般性耗材還是自制耗材，對于一般性耗材來說，錄入耗材的相信屬性和信息，比如耗材分類，型號，備注，數量，已經管理的采購單等信息錄入耗材庫。
B如果是固定資產的話，固定資產分為成套的系統，獨立設備
a對于成套系統設備而言。 [Page]
首先填寫一張系統表，記錄該系統的相關信息。對于該系統而言，成套系統包括了一個或多個的獨立設備。
b如果錄入的設備僅僅是一個單獨的設備而不是系統設備。
需要填寫一張該設備的明細表,需要填寫設備的基本信息,包括選擇設備類型，輸入型號類型、金額、折舊率、使用年限、保管人、保管地點、管理者、管理部門等。
入庫管理系統輸入的數據，將會進行數據完整性的校驗，我們主要關注系統，設備，以及耗材的采購金額。首先，我們每張入庫單會對應一張相應的采購單。采購單的采購整個金額將等于這張入庫單的入庫金額。如果對應是成套系統的采購，那么整套系統的入庫金額也應該等于，相關入庫單的入庫金額。同時成套設備包含的所有設備的單個金額之和將等于整個系統的入庫金額。對于系統里面的設備，或者獨立設備的入庫金額將會等于該設備包含的所有配置入庫金額的之和。
每次入庫，當錄入人正確填寫完入庫單以及附錄的相關設備和配置的信息后，進行入庫提交。那么該次入庫將會被提交給指定的審核人進行審核。
如果審核通過，那么該次入庫完成，系統自動記錄相關的日志信息。同時此次給設備分配唯一指定的條形編碼以便日后來統一對設備進行管理，也作為日后設備的唯一身份識別的編碼。
(5)設備的動態管理，變更和維修
從本系統來說設備的附屬信息有設備的使用地點、設備的管理者、設備的保管人、設備的使用者。以及設備的備注。這些信息對于快速獲悉設備目前的狀況，使用報告的狀況是關鍵的，同時對于設備盤點來說是特別相關的。但是設備因為經常會發生使用地點的變動，比如發生、演播室改造那么設備就會從倉庫變動到演播室。同時因為部門人員的調換，某個以前的管理者或者保管人進行了部門的調換，那么我們需要對于設備的相應的信息進行管理。這樣就需要有一個動態的變更操作，及時的記錄變動的信息，快速的知道最新的狀況。同時一旦變動過程中發生問題也可以快速的定位到當時變更的記錄，找到出錯的環節。
圖5
對于變更可以分為地點的變動，和人員的變動，以及備注的修改。
地點變動僅僅的需要管理人員修改一下自己保管的設備地點，達到變動。如果發生保管人和管理者的變動。那么需要保管人或者管理者發起變更請求把設備指定為新的保管人或管理者，此次變動需要對方進行接受確認，一旦確認該變更生效。上述變動信息記錄成歷史數據，方便查看。同時對于備注來說，可能對于某些設備，保管人或者管理者需要特別的標注一下當前的狀況，比如機位信息、參考信息，那么可以實時的進行修改備注信息以便自己更好的定位和熟知設備狀況。
在設備發生故障、或者設備的使用狀態、使用地點發生變化時，應該通過維修管理記錄下設備的故障的原因，解決辦法，經辦人，以及設備狀態變化的信息。
首先判斷設備是否需要更換零部件，如果需要替換零部件的，填寫耗材備件出庫單，經過審定后，在耗材備件庫中提取零部件，填寫出庫單，進行設備維修。替換下的完好部件需要填寫入庫單，作為再入庫零件入庫，價格為零。
設備維修結束后，填寫維修記錄表，如果有零部件變更，需要建立零部件變更記錄。同時，重新設定固定資產庫中對應設備的使用狀態，零件配置情況
(6)耗材領用的處理
耗材是每個企業所必須處理的事物，而且耗材的數量非常龐大，一般的管理系統是不考慮耗材的管理。但是日常消耗耗材的數量龐大，金額也是很大，對于庫存耗材一般都無法進行詳盡的統計，不知道耗材庫內還有多少存量，耗材的歷史上都是被哪個部門使用了，哪個部門領用了。針對上述，此管理系統針對耗材專門有一個耗材的領用流程，以規范常規的耗材使用流程，做到對于耗材賬目和信息的清晰明了，歷史信息記錄完備，甚至跟蹤每個耗材的使用記錄。
(7)設備報廢的處理
對于已經失去使用價值或已損壞沒必要修復或要調出轉贈的設備，首先由管理部門負責人確定，從在用設備中調出，轉到在庫待報廢狀態，設備的操作除了“出庫”需要有“回收”。可以在“回收”一項中授權部門負責人審核確定。回收后除設備自身固有的屬性，其他外部屬性，如存放地點，保管人等全部取消。
圖6
填寫固定資產報廢、調出申請單（見附頁），另附設備明細清單（見附頁，數據繼承設備領用表），由財務中心派員和管理部門資產責任人對實物和帳目進行審核。
由財務中心領導和管理部門中心領導會簽，通過后送總臺長審批，若有一個環節不通過，就停止報廢過程，設備保持在庫待報廢狀態。審批通過，報廢過程完成。設備狀態為“已報廢”。
由財務中心和管理部門共同對“已報廢”資產進行清理，雙方授權人簽字確定，資產從庫中清除。設備“出庫”。
2. 固定資產系統的周邊設備以及硬件
服務器采用SQL SERVER 2005，WEB服務器采用Windows 2003 server，安裝.NET Framework2.0，IIS6.0來解析asp.net2.0，上面架設管理系統的WEB站點。條碼打印機來打印入庫后生成的設備條碼，打印后發放給各部門進行黏貼。手持條碼掃描儀發放給盤點人員，只要手持離線掃描就可以對設備進行清點盤點，盤盈盤虧，同時還可以導出盤點結果。日常的操作管理或者查詢管理，可以隨意找一臺接入臺內局域網的電腦進行查找管理，無需安裝任何軟件，只要通過瀏覽器輸入管理系統的地址就可以快速的操作。
三. 先進的條碼管理方式
每一件新購入資產的相關數據輸入計算機以后，都會由計算機自動地打印生成不干膠條形碼。條碼上的內容由系統自動生成，該條碼為17位的包含數字英文字母的編碼，該條碼在系統中是唯一的。
這17位的編碼是按照一定規則，首位字母表明該設備的大類，2-4位編碼表明為大設備下面的小分類，5-13記錄的是設備的型號信息，14-17表示該型號下設備的數量。
比如說有條形編碼NZJ00DELL210L0041,其中N表示該設備處于計算機類設備的大類，ZJ0表示處于計算機主機的小類，0DELL210L表明型號是DELL210L,0041表示此類型的設備有很多這臺是第41臺。這樣條碼對于人的快速識別非常方便，一看條碼就知道具體的型號，類別。通過同各個部門的摸底采樣已經完備了目前臺內使用的各個設備類別，在錄入設備的時候系統自動對應該設備的分類，型號，數量進行自動編碼，這樣避免出現重復的條形碼。因為條形編碼關聯到該設備的所有使用，所以條碼的自動生產顯得及其重要。 [Page]
將條形碼貼在固定資產實物上，既明顯地區分固定資產的使用部門，又給盤點帶來極大的方便，盤點人員不必通過記錄資產編碼、核對帳本的方式進行盤點，只須通過專門的條碼識別器對固定資產上的條碼閱讀，條碼信息自動存儲在條形碼識別器中。條碼識別器與超市中所用的相類似，但又有極大的不同，這種條形碼識別器是采用電池供電，不必用電線連接，盤點人員可以方便攜帶到任何地方，進行相互核查，讀入的信息存儲于條碼識別器中。條碼器中可以存儲近 2 萬條固定資產的編碼，使盤點速度提高了 90% 以上，同時還避免了重復盤點或錯盤。讀入條碼結束后，將條碼識別器與電腦通過計算機相連接，迅速地獲得資產的實際情況，通過組合查詢可立即發現資產短缺、溢余等變化情況。
四.良好的界面，快捷操作一目了然
圖6為實際的操作界面，圖為登陸后的界面。導航條是各個功能模塊。左側為涉及到的操作人的常用操作，以及自己相關的一些文檔。比如自己已經填寫的預算單，入庫單，維修點，變更單的連接。中間放置的是最常用的耗材入庫，新建變更，新建領用等操作。同時左側還提供耗材的綜合查詢，按照條形碼查詢，耗材的綜合統計的快速鏈接。
圖7為登陸界面
圖8為登錄后首頁
圖9為耗材的入庫操作
圖10為維修操作的界面
五.實際運行
至今，該系統已經使用了2年多，每年年底也利用該系統進行全面盤點，完全實現了全臺固定資產的統一管理，各級領導可以實時掌握全臺固定資產使用情況，各中心、部門購入每一件資產以后都必須及時登記，并打印條碼。這時資產的保管人、管理者可以在計算機中跟蹤出資產的購入情況，通過組合查詢可以了解到相關部門的資產購入。每年總臺對各中心、部門盤點清查工作可以先通過查詢發現可能發生的問題，并組織專門人員重點地清查，做到有很強的針對性，通過固定資產管理系統中的統計分析功能，可方便地了解到各部門固定資產的異動變化，及時調查出問題的根源。還可以細化到一類資產、一種資產的變化情況，這些工作在手工方式下進行往往要多人花費數周時間，經過繁重地計算工作才能獲取所需的信。對于任何一件資產，總臺可以查詢出它的全部情況，包括購入時間、價值、折舊率、使用部門、保管人、資產全部變更、資產維修情況等所有相關信息，在起到加強監督、明確責任方面起到了巨大的作用。