一、會議系統目前概況
會議是任何企業都必不可少的一種溝通交流手段，隨著信息化時代的來臨，其重要性正與日俱增。相關機構的調查發現企業在會議預訂、管理方面或多或少都存在如下困惑。
會議預訂方面
低效：為了預訂一個會議，需要填寫復雜的表格，甚至要去協商交涉，而提交預訂申請之后得不到及時的反饋確認；
混亂：無法實時了解會議室占用情況，導致沖突、重訂，重要會議難以優先安排；
繁瑣：無法自動進行會議通知、提醒，信息查詢不方便等等。
會議管理方面
● 隨著科技的發展，會議涉及的設備/系統越來越多，對它們的管控各自為政(即各有各的管理軟件和管理方式)，缺乏統一管理；
● 各類設備/系統都有自己的“常用操作”，散落在管理軟件的各個角落；管理員迫切希望將這些“常用操作”提煉出來，整合到一個統一的控制界面上；
● 系統擴容或增配新型的設備/系統時，原有的管理軟件難以無縫兼容；
● 管理決策缺乏數據支持，主要是由于沒有會后的統計分析功能；
● 各類信息的查詢、維護不方便；
● 會議管理不夠人性化，自動化程度低。
尤其是在視頻會議系統的管理方面，隨著視頻會議設備的型號、版本越來越多，它們的管理軟件和管理方式可能不盡相同，缺乏一個統一的管理平臺；對于視頻會議管理員，常常會有如下困惑(以Polycom產品為例)：
● Polycom MGC系列的管理軟件是C/S架構，而RMX系列則是B/S架構，如果客戶有這兩類MCU的話，就需要熟悉這兩種完全不同的操作界面，還要打開多個界面分別操作；
● RMX系列一般用IE瀏覽器管理，但一個瀏覽器只能管理一臺MCU，如果客戶有多臺RMX系列MCU的話，也不得不打開多個IE瀏覽器分別操作；
● 上述場景不但操作繁瑣，管理成本高(管理員數量、培訓)，最重要的是誤操作的風險還比較大。
而在級聯會議中，某些任務需要多步操作才能完成(比如將從MCU下的某個分會場切給主會場)，管理員迫切希望簡化這些步驟，甚至實現“一鍵式”的操作；
同時，客戶的應用場景千差萬別，經常會有一些定制化的需求，而國外公司響應速度較慢甚至是不予響應，因此需要有一個本地化的研發團隊，可以快速地滿足客戶的這些定制化需求；
另外，視頻會議設備會有一些“常用操作”，散落在管理軟件的各個角落；管理員希望將這些“常用操作”提煉出來，整合到一個統一的控制界面上；
因此，企事業單位需要一套單點登錄、全面管理、簡潔易用、可定制化的會議管理軟件平臺，可以進行方便、智能的會議預訂，并對所有的會議相關設備/系統進行統一的管理。本文將要介紹的綜合會議管理平臺就是此類軟件中的代表。
二、發展階段
在介紹綜合會議管理平臺之前，有必要簡略回顧一下會議管理軟件的發展歷程。會議管理軟件的發展大致經歷了如下幾個階段：
單純的軟件階段
這個階段的產品只是實現一些單純的軟件管理，如會議預訂、會議通知、會議相關信息的統計等，它與對會議類設備的控制是完全剝離的，即軟件對硬件設備不能進行任何操作，比如NetSimplicity公司的Meeting Room Manager。 [Page]
孤立的硬件階段
這個階段的產品可以對某類會議相關設備進行控制，實現對會議的局部管理，但是，對會議的整體控制通常需要幾種軟件的配合使用才能完成，比如AMX公司的RMS、Crestron公司的RoomView、Extron公司的globalviewer等，它們都只能對自有的硬件產品進行控制，不具有通用性。而且國外軟件與國內的會議管理模式、習慣大相徑庭，很難應用于國內客戶。
綜合管理階段
這個階段的產品把軟件管理與硬件控制有機地整合為一個完整的工作流，在一個平臺上實現了對所有會議相關設備、系統的統一管理，比如北京直真視通的綜合會議管理平臺，它也是本文將要重點介紹的產品。
三、市場分析
面對會議管理新的需求、新的技術和新的產品，北京直真視通憑借在此領域10余年的技術積累，適時提出了會議管理的新理念，調研和分析表明，面向會議的綜合管理軟件有著極大的市場發展潛力，是管理類軟件的一個新的贏利點，具體看來有如下幾點值得關注：
1、綜合管理軟件在會議類集成項目中的重要地位日益凸顯。
隨著技術的飛速發展和設備的日益更新，會議相關的設備/系統種類越來越多，規模越來越大，與此同時，企業的信息化程度也越來越高，會議與企業其它應用的相互滲透也越來越頻繁，因此，傳統的僅利用設備自帶的管理軟件進行會議管理的方式已經變得非常繁瑣、困難，甚至可以說是不可能了。業內專家已經形成共識，即：為會議應用配備一套綜合管理軟件已經勢在必行，它將會成為會議應用的靈魂和大腦，扮演著不可或缺的重要角色，我們通過下圖可以更清楚地認識到這一點：
由下圖可見，傳統的會議管理是一種各自為政的局面，即會議室集成設備/系統由中央控制系統(即中控系統)管理；各類設備/系統(如視頻會議、錄播系統、數字告示系統等)也是由各自獨立的設備專用管理軟件管理；此外，還有眾多的可能與會議發生聯系的其它應用(如OA、郵件系統、資產管理軟件、身份認證系統、短信平臺等)，它們也都是一些孤立的IT應用。
客戶面臨的困境是：以上三大部分相互隔絕，但現代會議卻已經涉及到上述的所有管理范疇，甚至達到了密不可分的程度，要想進行統一的會議管理，其困難程度可想而知。
由此可見，綜合管理軟件絕不僅僅是錦上添花，而是一種迫在眉睫的必然之選。
2、在市場推廣方面，綜合管理軟件與設備專用管理軟件可以而且應該和諧共存。
從上圖也可以清楚地看到，綜合管理軟件與設備專用管理軟件在企業流程中處于不同的層次，定位也不相同，所以在市場推廣方面，二者并不沖突，相反，它們之間應該是一種相輔相成、相互協作的良性互補關系，簡單說來，綜合管理軟件無意取代，重在整合。
3、從市場機會來看，會議類項目越大，綜合管理軟件的需求就越迫切。
既然綜合管理軟件的特點在于全面、高效，那么它自然更適合于大型項目，尤其是對于新上的大型會議類項目而言，設備/系統的種類多、規模大，就越需要一套全面的、易用的綜合會議管理平臺，以此來確保客戶節約管理成本、提高工作效率、減少操作失誤。
此外，對于已經合作的客戶，由于設備在不斷地更新，功能不斷擴展，規模不斷擴大，必然導致新、舊設備混用，版本各異，管理不便等等一系列問題，針對這些問題，凌駕于設備專用管理軟件之上的綜合管理軟件，顯然是最優解決方案的不二之選。
綜上所述，綜合管理軟件已經成為會議類集成項目的標配，大型會議類集成項目的必配。根據咨詢機構的預測，2010-2015年，國內會議類集成項目的市場需求將繼續保持增長，預計將達到每年數十億的規模，假定綜合管理軟件只占其10%的份額(考慮到集成項目中軟硬件的通常比例，這個比例顯然還有上升的空間)，其發展前景也是非常可觀的。 [Page]
四、解決方案
北京直真視通科技有限公司充分理解了客戶在會議管理方面的迫切需求，憑借其在會議行業十多年的技術積累與成功經驗，適時推出了具有完全自主知識產權的綜合管理軟件——綜合會議管理平臺(integrated conference management platform，簡稱ICMP)，它不但可以完全滿足客戶的實際需求，而且在設計上富有前瞻性，可以滿足客戶未來可能產生的新的需求。
該綜合會議管理平臺自推出以來，已在多個大型項目上得到了成功的應用。下文選擇其中某個大樓會議室建設案例做簡要說明。
該項目是一座新建的大樓，有80多間會議室，數量龐大的會議相關設備、系統，而會議管理人員很少，因此需要一套易用、實用的綜合管理軟件。北京直真視通經過與客戶的前期交流、需求討論，確定了需求規格，在自有的綜合會議管理平臺的基礎上針對該客戶進行了定制開發，現已成功部署并投入使用，該平臺幫助客戶在一臺PC上即可管控所有80多間會議室，做到了不必東奔西走，足不出戶即可掌控所有；在一個平臺上對客戶的中控系統、視頻會議系統、錄播系統、數字告示系統等(涉及Polycom、AMX、銳取等多個品牌)進行了整合管理，極大地減輕了管理員的工作量、降低了誤操作的概率；實現了多項智能提醒功能，如保修期到期提醒，設備壽命到期提醒，燈泡(投影機、大屏的)壽命到期提醒等，以確保避免由于會議過程中設備故障導致的會議事故。
該綜合會議管理平臺的穩定運行已經為客戶創造了良好的管理效益，讓客戶用得省心、舒心和放心，深受客戶的贊許。
五、典型案例分享
華能
在一臺PC上即可管控所有的會議室；
可以在單一管理界面上對所有會議室的中控系統進行集中的管理；三種會議預約模式可供選擇；
實時顯示所有會議室設備的狀態信息；
在一個平臺上對中控系統、視頻會議、錄播系統、告示系統等進行了整合管理，減輕了管理員的工作量、降低了誤操作的風險；
實現了智能提醒功能，以避免由于會議過程中設備故障導致的會議事故。
交管局
開創了基于矩陣切換的點對點視頻會議的創新模式；國內獨家實現的五重備份功能；完善的會場設備控制功能；
全面的會議調度功能；所有會議相關設備狀態的實時監測；一鍵式實現多種按需定制的會議模式：
主會場廣播模式、分會場廣播模式、討論會議模式、分會場輪詢廣播模式、自動輪詢模式、點名模式。
財政部
MCU雙機熱備的軟件實現、終端雙機熱備的軟件實現；
在指揮中心對所有遠程分會場的攝像頭進行統一控制；
一鍵式調用所有攝像頭的預置位；
一鍵式分屏模式的快速切換；
設備掉線的自動報警。
山東建行
在單一界面上管理10多臺MCU組成的級聯會議、在單一界面上輕松管理分屬不同MCU的100多個會場；
樹狀的層次化會場視圖；
級聯點自動跳轉，快速定位某個會場；
極具人性化的一鍵式操作設計；
一鍵式啟動的會場預監功能。