如今，混合會議已成為面對面團隊和遠程團隊成功合作的關鍵解決方案。混合會議將面對面和遠程與會者結合在一起，讓所有參與者都讓進行交流互動，無論他們在哪里。

然而，很多人并不喜歡混合會議，他們更喜歡面對面會議而不是虛擬接觸。對于他們來說混合會議可能是一種痛苦的體驗，尤其是對于那些遠程參加的人來說更是如此。

無可否認，真實的面對面交流可以更好的加強與其他與會者的聯系、提高與會者的參與動力和效率、對于動作表情等非語言信號可進行準確的傳達和理解。簡單的說就是溝通效率更高。

但是混合會議已經成為一種必然趨勢，工作中會越來越多的應用。面對這種不喜歡混合會議但又無法避免的情況，該如何解決呢？

事實上，如果有了正確的技術和方法，混合會議也可以兩全其美，既能享受面對面會議的好處，如非語言交流和自發協作，也能利用上遠程會議的便利性和成本效益。

要想讓混合會議為每個人創造積極的體驗，需要克服我們對如何管理會議的直覺和本能反應，要投資于高質量的音頻和視頻（AV）技術，制定新的會議規范，并培訓參與者使用這項技術并遵守這些規范。以下是需要注意的5個關鍵因素。

1.投資于優秀的AV技術

成功的混合會議最關鍵的要素之一是擁有出色的AV技術，讓所有參與者都能清楚地看到和聽到對方的聲音，這對于遠程與會者來說尤其重要。

許多會議室又長又窄，攝像機通常位于桌子的一端，所以那些在另一端的人不容易在視頻中被看到。這給遠程與會者帶來了一個問題，因為他們看不清與會者的肢體語言和手勢。同樣，遠程與會者需要能夠聽到會議室里每個人的觀點，但一些狹窄的會議室并不是為所有與會者設置，只是為那些坐在最前面的人設置的。這對于演示來說很好，但對于由不同參與者進行討論的協作會議來說卻不友好。

遠程參與者需要特定的時間看到正在講話的人。要做到這一點，需要一臺攝像機來跟蹤當時正在講話的人，并將其作為發言人聚焦在他們身上。他們還需要第二臺攝像機來顯示整個房間，以便捕捉到面對面同事的非語言信息，從而充分參與討論。畢竟會議的目的不僅僅是演講者的單向溝通，它還需要關注與會者對演講者的反應。另外，還需要第三臺攝像機來顯示PowerPoint或白板。

反過來，現場與會者必須能夠清楚地看到遠程參與者。這意味著，理想情況下，他們坐在桌子一邊，另一邊有一個大屏幕，上面有遠程與會者。這樣面對面與會者的焦點自然會轉移到遠程參與者身上，而不只是在現場與會者彼此的身上。

曾經有一家保險公司在會議期間遇到了遠程員工缺乏參與的問題。他們應用了更好的AV技術，如定向麥克風和360度高清會議攝像機，可以在一個屏幕上跟蹤演講者，同時在另一個屏幕中提供與會者的廣角鏡頭。有了這項技術，遠程員工報告說，他們感覺自己更多地參與了討論，并能夠更好地理解面對面同事的反應。反過來，這種理解促進了合作，提高了決策效率。

2.為遠程與會者提供單獨的便利

混合會議成功的另一個重要因素是為遠程與會者提供單獨的促進者。團隊領導者是傳統會議的促進者，他們已經親自管理會議和議程，同時也是正式參與者，他們真的很難有精力再應付管理遠程參與者，這會導致遠程參與者常常被冷落。

因此，對于團隊領導者來說，任命一位親自出席的人員作為遠程促進者是很重要的。此人的職責是確保遠程與會者能夠充分參與會議，并確保他們的建議能得到傾聽和認可，同時他還可以管理可能出現的任何技術問題。

遠程促進者應征求遠程與會者的反饋和意見，并根據需要代表他們插話。遠程促進者需要在遠程與會者以虛擬方式使用“舉手”功能時，在合理的時間內盡快回應他們，跳過排隊發言的現場與會者。有必要的話，還需要朗讀遠程與會者鍵入的聊天內容，遠程與會者需要遠程促進者代表他們提出觀點。

3.通過表情符號或聊天表達自己

遠程與會者需要與遠程促進者合作，讓他們的觀點能夠在混合會議中得到體現，他們需要通過表情符號或聊天來表達自己對人們所說的話的反應。

高質量的AV技術在高清視頻中提供了房間的廣角鏡頭，使遠程與會者能夠看到現場參與者對演講者提出的觀點的反應。

但挑戰在于，現場參與者看不到遠程參與者對演講者所說內容的反應。幸運的是，通過使用聊天或表情符號，遠程參與者可以不必打斷演講者或對話，表達自己的觀點。當遠程促進者看到這些觀點時，他會根據情況在會場現場代為表達。例如，遠程參與者可以在軟件聊天框中提出問題或評論。如果這種情況發生在房間里，演講者可以看到現場有人皺著眉頭或看起來很困惑，但他卻很難看到遠程參與者的反應。這時，遠程促進者就可以代表遠程參與者插話，提出或解決他們的困惑，確保遠程參與者的觀點獲得表達。

4.注意認知偏見的影響

需要注意的是，認知偏見也會在混合會議的有效性中發揮作用。例如，確認偏見會導致現場與會者只關注和確認房間里的人的想法，而忽略遠程參與者的建議。注意力偏見也會導致現場與會者更多地關注現場參與者，而忽視遠程參與者。

此外，移情差距會導致現場與會者低估遠程參與者所面臨的困難，導致缺乏對他們需求的考慮。為了消除這些偏見，要有意識地關注遠程與會者，并努力將他們納入討論。

5.培訓會議參與者

為了實現良好的混合會議效果并解決認知偏見，需要對現場和遠程會議的主持人、促進者以及與會者進行培訓，建立一些規范。新規范一開始看起來是人為的，令人不安，因為每個人都必須解決他們錯誤的直覺，但它有助于最大限度地提高每個人的參與度，并解決典型混合會議的問題。培訓應包括實踐和角色扮演，這將有助于克服最初的不適，并使其易于與新規范保持一致。

培訓的一部分涉及建立持續改進的反饋系統，衡量混合會議體驗的質量，并獲得反饋。

有關會議各個方面的體驗和效果，需要對與會者進行調查，例如：

• 對會議的總體評價；
• 是否能夠很好地聽到和看到別人；
• 認為別人聽到和看到他們的程度如何；
• 他們能夠在多大程度上參與會議并對會議產生影響；
• 現場參與者對遠程參與者的適應程度；
• 主持人、遠程促進者對遠程參與者的適應程度如何；
• 聊天和“舉手”等表情符號的使用效果如何；
• 哪些地方還可以做得更好。

需要向會議主持人、遠程促進者提供特別的反饋，包括與培訓教練一起觀看錄音，教練可以指出主持人、遠程促進者表現出色的具體時刻，以及需要改進的地方。

對于希望將面對面和遠程團隊聚集在一起的公司來說，混合會議是一個很好的解決方案。然而，為了確保他們的成功，公司必須擁有出色的AV技術，為遠程與會者提供單獨的促進者，并為現場參與者提供行為規范以關注遠程與會者并與之互動。

同樣重要的是要意識到有可能破壞混合會議的認知偏見。要發展這些規范并解決認知偏見，需要通過相關措施和反饋機制進行培訓，不斷改進，直到這些規范根深蒂固。