2009年以來，視頻會議市場繼續保持著高速的增長，整個市場規模有望在2013年達到350億美元。系統部署和設備成本的降低為更多的企業召開視頻會議提供了可行的選項，但真正要利用好這一技術卻需要諸多因素的配合。視頻會議體驗的最終目標是讓身處不同地方的人最終通過這個工具高效地進行身臨其境的通訊，然而燈光、音響、人體工學等諸多的因素最終都會對視頻會議體驗帶來直接影響，如果在會議室設計中沒有周密、充分的考慮，即便是采用了最先進的設備，最終體驗仍可能讓人失望不已。本文將對各種不同的因素進行分析，為用戶在會議室設計中提供一些經驗。
回聲和噪音
盡管視頻會議倡導的是真正身臨其境的視聽體驗，但我們不得不承認音頻質量往往是視頻會議體驗效果中的首要因素，如果連與會者發言的聲音都不能聽清楚，開會就失去了根本意義。因此，良好的音響效果至關重要。
對視頻會議來說，視頻會議室音響效果對于視頻會議整體效果影響都非常的大，不管是在近端(與會者所在的會議室)還是在遠端(視頻會議對方的會議室)，優質的語音清晰度是我們的基本也是最重要目標。視頻會議室中的音箱布置應具有聲場均勻、空間方向感強、觀眾的聽覺與視覺一致、直達聲強、清晰度好、語言的可懂度高等特點：足夠的清晰度和可懂度能保證播出的內容都十分清楚；聲場分布均勻、頻率特性平直，音響效果真實有效且平滑自然；揚聲器有足夠聲增益，對所有座位有相對均勻的響度并減少“死區”。
回聲與背景噪音嘯叫問題是長期困擾會議系統的兩個問題：接收到的聲音信號疊加后經過麥克風被重新送回遠端，然后又以同樣的方式被傳送回來，如此往復，以至于最后產生刺耳的嘯叫，這就是回音問題；會議室的投影機、供暖、制冷等空調系統、室外道路交通等常常產生令人煩惱的噪音，以致與會者有時不得不提高嗓門大聲說，這也是會議系統噪音問題。
回聲是語音清晰度的大敵，減小混響反饋的最好方式之一就是地板、天花板和墻面采用吸音材質。玻璃是辦公建筑材料中最常見的反饋材質之一，在會議室設計中，地板、墻面、天花板家具都可能采用玻璃材質，往往會帶來很嚴重的聲音反饋問題。背景噪音也會影響語音的清晰度，視頻會議室空間要求房間安靜，不能有噪音，較為理想情況下的環境噪音為NC20，NC30則屬于可接受的最大噪音范圍。為了盡量減少相鄰空間的噪音，墻的聲音傳輸等級為STC 56以上，門的聲音傳輸等級為STC 42以上。由于許多內墻都不絕緣，可以采用纖維板來減少相鄰房間的噪音，同時也能減少會議室的聲音反射。
光線環境
正如房間的聲音對整個傳輸到近端和遠端的會議室聲效都會產生巨大的影響一樣，房間內的燈光也會對雙方的圖像質量帶來很大的影響。保證視頻會議室的光線明亮的同時，光線的柔和適中度也是十分重要的，充足柔和的光線有助于與會者心情放松。視頻會議室三基色燈一般安裝在會議室天花板上，要在天花板上安裝L型框架，燈管安裝在L型框架拐角處，使燈光不直接照射到物體及與會者，而依靠天花板對燈光的反射、散射照亮會議室。
燈管安裝在百葉窗45度的位置，可以減少陰影，讓整個環境的光線保持均衡。為了增強顯示膚色，減少陰影，最佳的燈光色調是3,500Kelvin。要堅決避免光源在與會者背后這種情況，由于攝像頭光圈會自動關閉以適應房間整體亮度，導致與會者看起來是一個黑色的輪廓。
此外，還要注意避免陽光直射到物體、背景及鏡頭上，這會導致刺眼的強對比情況。光線弱時建議采用輔助燈光，但要避免直射，使用輔助燈光，建議使用日光型燈光。禁止使用彩燈，避免使用頻閃光源；避免從頂部或窗外來的頂光、側光直接照射，此種照射會直接導致陰影；建議使用間接光源或從平整的墻體反射的較為柔和的光線。
窗戶也會對圖像產生影響。從窗戶照射進來的光線會干擾到攝像頭光，影響屏幕上的圖像或者投影顯示屏。如果會議室內的自然采光窗口較小或較少的話，建議在會議室內多些安裝黃白光的燈管，以補充室內光線不足的缺陷。如果會議室內的窗戶過大或過多，令會議室內的自然光過度強烈的話，容易令人精神渙散，對進行會議的人的決策有所影響。可以在視頻會議室的窗戶上布置暖色系列的窗簾，如：淡黃色、粉綠色等。以調整會議室內的光線強弱比例；或在會議室窗戶上安裝冷色調的百葉窗，例如：天藍色、淺灰色等，以減低光煞對人造成的影響。
裝飾背景
視頻會議室的裝飾應為遠端與會者提供最佳的圖像顯示效果，而遠程會議者看到的圖像質量則由設備捕捉和處理場景的能力決定。大多數攝像機的自動對焦都采用與物體或其邊緣的垂直線來決定正確的焦點，而在強烈圖案背景下，則可能擾亂自動對焦能力，導致攝像機找不到正確的焦距。盡量讓攝像機視線區域范圍干凈整潔，這樣才能保證視頻會議所有與會者注意力集中。保持背景墻干凈整潔的技術原因是，減少了處理器處理視覺信息的數量，直接提高音頻和視頻質量。
視頻會議室背景墻直接顯示視頻會議中圖像，直接決定了視頻會議過程中參與者之間是否有身臨其境的感覺，為了確保圖像的觀看效果和防止顏色對人物攝像產生的“奪目”或“反光”效應，視頻會議室背景墻應采取單一均勻的淺顏色(但不宜用白色)，使其產生的視頻信號電平近似0.35V，而視頻會議室其他墻壁、桌布、地毯、天花板等顏色應與背景墻相匹配，視頻會議室背景墻不宜使用畫幅。建議桌椅及墻壁采用淺駝色或淺青藍色。椅子不宜采用沙發式，也不宜采用高靠背，避免擋住后面的與會者。
房間設置
如果房間最初的設計目的就是用作視頻會議的，肯定是能產生更好的會議效果。新設計的房間能夠讓用戶根據自己的經驗更好地控制影響會議效果的因素，但這也僅限于AV設計人員直接參與房間的設計和建設的情況。在建筑設計中，建議將視頻會議室設計在較遠的較清靜位置，遠離外界嘈雜、喧嘩，這將有助于降低噪音和其他干擾。另外，也不建議采用玻璃墻，主要有兩方面原因，除了之前提到了的玻璃材質的聲反饋問題，然后就是玻璃墻會吸引外面過路的人朝里看。房間最好設置兩個入口，這樣與會者無需經過攝像機前方，就能進入房間入座。同時，從安全角度考慮，應有寬敞的入口與出口及緊急疏散通道，并應有配套的防火、防煙報警裝置及消防器材。會議室的設置應符合防止泄密、便于使用和盡量減少外來噪聲干擾的要求。會議室室內應安裝空調，以創造穩定的溫度、濕度環境，空調的噪聲應該比較低，否則將會大大影響該會場的音頻效果。
會議室的形狀由使用目的和與會者人數規模決定，理想的形狀是間于正方形和矩型之間，盡量避免長而狹窄(長寬比大于2:1)的形狀，否則會使攝像機很難將所有的會議者都攝入進來。如果攝像機安裝在狹長的墻上，就可能看不到遠端的與會者，如果攝像機沒有很長的廣角焦距，就不能捕捉到會議室里的所有場景細節，為圖像質量帶來較大的影響。
會議室的高度應與投影屏幕或顯示系統的尺寸相匹配，要謹記的是圖像底部與地板之間的距離至少要大于30英寸，這是桌面平均高度。同樣，用戶也可以將現有的房間改裝成一個視頻會議室，上面的理論同樣適用，但改裝會議室的成本往往也是不菲的。
基礎設施
除了一些特定條件之外，視頻會議室對供電系統的要求與其他AV設備并無太大差別。為保證會議室供電系統的安全可靠，減少經電源途徑帶來的電氣串擾，應采用三套供電系統。一套供電系統作為會議室照明供電，第二套供電系統用于空調等設備的供電。第三套供電系統作為整個終端系統的供電，并采用UPS不中斷電源系統，第三套供電系統作為整個終端設備、控制室設備的供電，該套供電系統供電能力應不小于10安培。
在視頻會議系統安裝之前，用戶需要提供數字網絡服務的連接，如IP或ISDN服務。大多數設備生產商都有能力通過本地網絡采用PC瀏覽器對系統進行遠程管理。根據網絡功能的不同，還可以使用IP網絡進行視頻會議。LAN連接也能提供接入和顯示網絡連接。
房間布局[page]
房間布局的宗旨是讓所有的與會者都能夠清楚看到和聽到房間的全部情況。視頻會議系統的攝像機和麥克風是遠端與會者的眼睛和耳朵，與會者的會議體驗完全取決于這些信號輸入設備的敏感程度。在一個典型的會議室中，視頻會議圖像采集設備分為兩組，主視頻會議攝像機安裝在會場中央，實時采集主席臺圖像，另一組全景視頻會議攝像機安裝在會議室右前部，對視頻會議室會場全景進行拍攝。兩組攝像機均應為受控攝像機，可由視頻會議設備進行控制。攝像機與與會者之間的距離越遠，視覺范圍越大，參會人員越多，攝像機離人的距離則應越遠。
椅子應圍繞著會議桌，使用梯形的會議桌是比較好的選擇，方便每個參會人員都能夠看見顯示屏，表情也能被攝像機完全捕捉。盡量讓攝像機與眼睛保持水平才能創建出最自然的視覺角度。
對于群組視頻會議，會議室設計應遵循以下簡單法則：要求進入攝像機視線范圍內的所有與會者，保持與攝像機之間2英尺的距離。例如，如果有4個與會者面對攝像機，攝像機距離參會者的距離至少保持8英尺，并且要記住，如果這個距離越遠，參會者在遠端顯示設備上的圖像就會越小，甚至影響到視頻通信的質量。
麥克風安裝
麥克風和揚聲器的安放位置對于整個視頻會議系統的音質效果也有著至關重要的作用。對于群組會議有以下幾點原則：
·揚聲器的位置可以安放在會議室的四角，距離墻壁和電視機至少1米。采用吸頂圓型揚聲器的會場，可根據會場頂部合理設置。要求注意與麥克風的位置關系，避免“回饋”等問題的發生。
·麥克風安裝在與會者前方的桌子上。
·揚聲器和麥克風之間的距離應保持3米以上，盡量使麥克風的接受方向朝著揚聲器的輻射方向，避免出現回音。
·如果發言者需要在會議室走動，最好采用領夾麥克或無線麥克風。
·在大型的房間、演講廳、多功能廳，最好考慮安裝天花麥克風來進行整個房間拾音。
·采用的麥克風越多，拾到的背景噪音就越大。超過2個麥克風最好使用混音器。
視頻會議室部署貼士
1. 企業是否真的需要專門的視頻會議室？
這取決于會議的風格，許多人會使用網絡會議系統召開會議，不需要建立專門的視頻會議室。但大多數人認為視頻會議都需要專門的空間來進行。需要考慮燈光、攝像機、顯示設備、音頻、裝飾燈等各種問題。虛擬會議室概念是指網真系統，需要構建專門的房間環境。
2. 部署視頻會議室之前需要了解些什么？
視頻會議設備和房間設計得再好，如果使用頻率低就是資源的浪費。要充分利用資源就需要對企業“會議”文化有較深理解，并在視頻會議室融入這種會議文化風格。
對公司參會人的會議習慣了解多少也十分重要。例如，CEO講話是否經常使用PPT？他發言時是否習慣在房間走動，或是采用白板展示來表達自己的想法。因此，視頻會議的安裝要充分考慮到用戶的需求，越多的部門和同事使用這個系統，投資回報期就越短。當然，并不是說系統部署好之后，就要期望每個人都會立刻改變現在的行為習慣和差旅計劃。盡管視頻會議技術能帶來諸多的便利和好處，但這種新的溝通方式仍然具有相當的挑戰性。
3. 是否在新工程建設設計之初就要將視頻會議室納入考慮？
大多數情況是這樣的。沒有適當的計劃和設計考慮，就可能會出現一些問題影響會議室的使用，而且不容易解決。如果在最初設計階段充分考慮，就會避免這些問題的出現。
4. 是否需要采用專網，能否在自己的數據網絡上運行視頻會議？
視頻會議召開的體驗與帶寬關系甚為密切，VoIP需要帶寬在25-90KB/s。H.323點到點視頻呼叫需要4MB/s，而網真則需要高達12MB/s的帶寬，如果網絡的VLAN，QoS、SLA不給力，將對網絡視頻會議帶來巨大困難。此外，帶寬是影響視頻會議部署、實施質量的重要因素之一，但盲從地關注于帶寬可能會忽略掉真正影響網絡性能的主要因素。企業必須評估整體的網絡質量，而不只是限于帶寬。對于高清視頻通信而言，只是兩個數據包的丟失便可以使視頻通話質量明顯下降，除了帶寬的因素外，其各處連接都需要良好的契合。丟包現象通常是由于簡單的雙工不匹配所引發的，而造成串行接口的時鐘問題或瞬間過度使用的問題等，可能是由其他因素所引發，而這些問題不應該存在于準備部署視頻會議的網絡之中，這就需要企業花時間去徹底評估網絡質量，而不是認為帶寬足夠便無差錯。防火墻解析和網絡保護是用戶需要面臨的問題，大多數情況都需要特殊網關和網絡解析設備。
5. 如何做到將視頻會議室的投資最大化？
用戶對視頻會議技術的信心是最大的推動因素。如果大家在使用過程中總是頻繁出現問題，或者會議體驗不好，就可能不愿意使用這項技術。因此，在系統安裝時，就要進行測試并確保網絡環境中的每個點都能夠正常運作，技術部門在第一次召開視頻會議時就要將各項準備工作就緒。
一旦運作，無論是硬件還是軟件都需要不間斷的技術支持和維護。視頻會議的部署實施，不僅僅關系到網絡部門或電信部門，企業必須把包括網絡、系統、存儲、數據中心等在內的多個領域聚合起來。
視頻會議系統部署將涉及到各種潛在威脅，常常會引發供應商、運營商和客戶之間數周或數月的相互推卸責任，從而使得本來具有潛力的UC部署計劃被擾亂。在實際部署之前，可以事先徹底測試視頻會議應用環境，使IT部門能夠預先識別和解決這些問題，而采取仿真模擬的方式，不僅相對成本較低，而且效果也趨好。企業可以繪制視頻會議部署網絡將要涉及的主要邏輯和物理路徑，包括廣域網鏈路(WAN)，然后測試這些路徑，以確保它們能夠處理額外的負載，并為網絡上的其他應用程序提供恰當的服務。