自從轉(zhuǎn)向虛擬和混合工作以來，我們都經(jīng)歷過某種形式的視頻疲勞。無論是連續(xù)的視頻會(huì)議，討論不同的話題，還是持續(xù)一個(gè)多小時(shí)的會(huì)議，視頻會(huì)議都是充滿挑戰(zhàn)的。雖然這些挑戰(zhàn)可能很難克服，而且是所有人的共同問題，但有許多不同的工具和技術(shù)可供組織實(shí)施，以便在視頻會(huì)議期間對(duì)生產(chǎn)力和參與度產(chǎn)生積極影響。
系統(tǒng)間的互操作性
首先要看的是與會(huì)者如何加入會(huì)議？在一個(gè)遠(yuǎn)程工作和視頻協(xié)作平臺(tái)正在興起的世界里，如何連接不同設(shè)備和系統(tǒng)的挑戰(zhàn)依然存在。由于市場(chǎng)上有如此多的視頻會(huì)議平臺(tái)，而且內(nèi)部和外部會(huì)議都在進(jìn)行，因此經(jīng)常會(huì)有許多不同平臺(tái)上的通話。能夠順利地從一個(gè)平臺(tái)連接到另一個(gè)平臺(tái)是提高工作效率和有效合作的關(guān)鍵。
一些供應(yīng)商已經(jīng)在圍繞這一點(diǎn)展開合作，許多視頻會(huì)議平臺(tái)現(xiàn)在提供了一定程度的互操作性。Zoom和Cisco等供應(yīng)商為Microsoft團(tuán)隊(duì)提供了集成功能，這意味著只需單擊一個(gè)按鈕，Microsoft團(tuán)隊(duì)和Zoom用戶就可以作為來賓參加彼此的會(huì)議，同時(shí)保留其各自房間系統(tǒng)的基本會(huì)議功能。微軟的客戶還可以在微軟團(tuán)隊(duì)會(huì)議室中進(jìn)行一鍵縮放會(huì)議，而且微軟和思科之間還達(dá)成了一項(xiàng)協(xié)議，以推動(dòng)開放和無縫的協(xié)作。
利用統(tǒng)一通信技術(shù)
視頻會(huì)議解決方案附帶了許多功能，可幫助參與者繼續(xù)參與會(huì)議，并使討論更有成效。投票系統(tǒng)允許與會(huì)者提供有關(guān)談話主題的想法和見解，并讓組織者知道他們正在積極參與會(huì)議。
通過“舉手”示意，參與者可以表明他們想發(fā)言的想法，會(huì)議主持者可以決定是否許可。這樣可以防止不必要的打斷，并確保所有與會(huì)者都有機(jī)會(huì)在會(huì)議期間發(fā)言。
分組會(huì)議室允許用戶在遠(yuǎn)離主會(huì)議的地方分成更小的小組，以討論業(yè)務(wù)的細(xì)分部分，在討論結(jié)束后與會(huì)議的其他部分重新召開會(huì)議。這是有益的，因?yàn)樗兄谶B接業(yè)務(wù)的相關(guān)領(lǐng)域，并防止會(huì)議疲勞，用戶可以集中關(guān)注特定數(shù)量的人而不是整個(gè)群體。
其他顯示功能，如模糊背景和聚光當(dāng)前發(fā)言人的功能，可以提供更具吸引力的體驗(yàn)，并防止任何可能對(duì)會(huì)議產(chǎn)生負(fù)面影響的潛在干擾。能夠定制用戶在屏幕上查看其他與會(huì)者的方式有助于改善用戶體驗(yàn)，從而有助于提高會(huì)議的參與度。
更先進(jìn)的功能包括實(shí)時(shí)字幕，這不僅提高了參與度和清晰度，而且還增加了參與者的可訪問性和包容性。隨著時(shí)間的推移，這些功能可能會(huì)變得更加先進(jìn)，并且能夠?qū)崟r(shí)翻譯成不同的語言。這將真正改變游戲規(guī)則，使全球企業(yè)能夠與其他地區(qū)和國(guó)家無縫溝通。
合作是參與的關(guān)鍵
視頻會(huì)議平臺(tái)使參與者能夠和與會(huì)者協(xié)作和共享文檔。屏幕共享等功能允許參與者共享計(jì)算機(jī)的實(shí)時(shí)視圖，使他們可以控制共享文檔和演示幻燈片。這使會(huì)議更吸引觀眾，還允許團(tuán)隊(duì)在不同地點(diǎn)同時(shí)協(xié)作和處理特定文檔。
其他協(xié)作技術(shù)提供集成的白板功能，使用戶能夠?qū)蚕淼娜魏蝺?nèi)容，如PowerPoint演示文稿、PDF文檔、視頻、圖像和特定網(wǎng)頁進(jìn)行注釋和交互。由于多個(gè)參與者可以加入視頻會(huì)議來討論文檔并協(xié)同執(zhí)行實(shí)時(shí)編輯，因此這一點(diǎn)效率更高。
雖然與會(huì)者和參與者最終負(fù)責(zé)如何參與視頻會(huì)議，并確保他們專注于手頭的主題，但視頻會(huì)議還提供了一系列功能，以提高所有人的參與度。隨著各公司組織繼續(xù)采用混合工作方式，視頻會(huì)議將變得比以往任何時(shí)候都更為重要，既可以彌合遠(yuǎn)程工作和辦公室工作之間的差距，也可以隨著時(shí)間的推移不斷發(fā)展以滿足現(xiàn)代工作人群的需要。