為積極推行全球市場理念“視訊無隙 溝通無界”，基于開放標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一通信及協(xié)作全球領(lǐng)先企業(yè)Polycom公司）宣布，視頻會(huì)議正逐漸成為大中華區(qū)企業(yè)溝通協(xié)作首選的溝通方式。許多商業(yè)決策層人士認(rèn)為，借助視頻會(huì)議能使溝通跨越距離的阻隔，提高位于不同城市、不同國家的工作團(tuán)隊(duì)協(xié)作時(shí)的工作效率。而進(jìn)一步研究顯示，隨著視頻會(huì)議的應(yīng)用越來越普遍，有時(shí)難免由于不同國家、地區(qū)視頻會(huì)議禮儀習(xí)慣的差異造成一些誤會(huì)，甚至?xí)绊懮虡I(yè)合作的決策結(jié)果。
視頻會(huì)議在亞洲發(fā)展迅速
調(diào)查研究顯示，亞洲地區(qū)視頻會(huì)議應(yīng)用普及正在飛速發(fā)展。根據(jù)Frost & Sullivan公司發(fā)布的《亞太地區(qū)視頻會(huì)議設(shè)施市場研究報(bào)告》，2017年亞洲視頻會(huì)議市場規(guī)模有望達(dá)到4.912億美元。大中華區(qū)市場，尤其中國內(nèi)地市場是該區(qū)域增長的亮點(diǎn)，營業(yè)收入占總營收1.548億美元的62.3%，高增長的一個(gè)主要原因是音、視頻通訊設(shè)備的安裝和使用已經(jīng)成為吸引客戶的重要手段。
Polycom委托Redshift Research制作的《全球觀點(diǎn)：商務(wù)視頻會(huì)議應(yīng)用與趨勢》調(diào)研報(bào)告的結(jié)論也與Frost & Sullivan的研究結(jié)果一致。該研究在全球1,200多名商界決策層人士中進(jìn)行了調(diào)查，其結(jié)果顯示視頻會(huì)議被認(rèn)為是幫助不同地區(qū)商業(yè)合作伙伴提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率、跨越地理阻隔、縮小文化差異必不可少的工具。
“簡單易用、企業(yè)級(jí)的安全保障、會(huì)議參與者們樂于接受并主動(dòng)適應(yīng)文化差異，是視頻會(huì)議應(yīng)用興起的三大主要?jiǎng)恿Γ?rdquo; Polycom大中華區(qū)總經(jīng)理李鋼先生表示，“視頻會(huì)議能幫助使用者把身處不同地點(diǎn)的企業(yè)和員工聯(lián)結(jié)在一起，提高工作效率、增進(jìn)員工的參與度、縮短產(chǎn)品上市時(shí)間、減少出差成本和風(fēng)險(xiǎn)。但是正如Redshift的研究結(jié)果指出的，視頻會(huì)議參會(huì)者們需要注意文化差異對(duì)視頻交流帶來的影響。”
Redshift的研究還指出，筆記本電腦和桌面終端是進(jìn)行商務(wù)視頻會(huì)議最常用的設(shè)備（75%），其次是會(huì)議室系統(tǒng)（48%）和移動(dòng)設(shè)備（42%）。研究結(jié)果表明，視頻會(huì)議將變得更加普及：在未來三年內(nèi)，筆記本電腦和桌面終端仍將是應(yīng)用最廣的設(shè)備（72%），而移動(dòng)設(shè)備和會(huì)議室系統(tǒng)將分別上升到55%和51%。
視頻會(huì)議使用習(xí)慣的差異日益凸顯
Redshift調(diào)查顯示，隨著視頻會(huì)議在以中國和日本為首的亞洲國家越來越流行，不同國家在視頻會(huì)議使用中一些約定俗成的習(xí)慣差異也逐漸顯露。調(diào)查指出，97%的受訪者認(rèn)為使用視頻會(huì)議時(shí)理解不同國家的文化習(xí)慣非常重要；而89%的被訪者表示非常需要一套明確的視頻會(huì)議跨文化禮儀規(guī)范，以幫助他們?cè)谏虅?wù)環(huán)境中更好的應(yīng)用視頻會(huì)議。調(diào)查中強(qiáng)調(diào)的一些東西方文化中視頻會(huì)議使用習(xí)慣的重要區(qū)別包括：
· 在所有參與調(diào)查的亞洲國家，準(zhǔn)時(shí)加入會(huì)議都非常重要。在中國，資歷最高的人通常會(huì)最后一個(gè)加入會(huì)議。
· 在中國和日本，尊重資歷和地位等級(jí)都非常重要。
· 日本人時(shí)常會(huì)在會(huì)議中沉默以便深思熟慮。因此，在視頻會(huì)議時(shí)使用演示文稿和展示資料能有效推動(dòng)會(huì)議進(jìn)行。
· 在中國，非面對(duì)面交流中直接說“不”常會(huì)使氣氛變得尷尬；“以后討論”或“也許”這樣的表達(dá)方式會(huì)更適宜。委婉的措辭在達(dá)成協(xié)議的談判過程中也同樣適用。日本與中國類似，視頻會(huì)議參與者需要學(xué)會(huì)說“不”的拒絕藝術(shù)。
· 打斷同事講話在中國被認(rèn)為是粗魯?shù)模毡救艘膊粫?huì)在同事或?qū)Ψ街v話時(shí)插話。
讓視頻會(huì)議順利進(jìn)行的幾個(gè)小建議
對(duì)于如何能使視頻會(huì)議進(jìn)行得更加順利，Redshift的調(diào)查報(bào)告也展示了受訪者們作為經(jīng)常參加視頻會(huì)議的商業(yè)決策層人士的精辟觀點(diǎn)。進(jìn)行一場成功的視頻會(huì)議最重要的三個(gè)要素包括：
· 能聽清所有參會(huì)者的發(fā)言（69%）
· 視頻會(huì)議操作系統(tǒng)簡單易用（60%）
· 與遠(yuǎn)程參會(huì)方的眼神交流；所有參會(huì)人員的圖像都清晰可見（58%）
而受訪者反映的最分散其他參會(huì)者注意力，因此應(yīng)該在視頻會(huì)議中避免的行為包括：
· 在會(huì)議中離席接聽電話（58%）
· 在不適當(dāng)?shù)膱鏊鶇⒓右曨l會(huì)議，如公共交通、商店等（52%）
· 在會(huì)議中分神做其他工作，或者看起來一心二用，比如敲擊鍵盤等（51%）
· 不適當(dāng)?shù)臅?huì)議背景也會(huì)分散注意力，如走動(dòng)的同事、音樂、噪音等（50%）
為幫助企業(yè)更有效地利用視頻會(huì)議，Polycom發(fā)布了《視訊無隙 溝通無界》協(xié)作指南，從實(shí)用角度使視頻會(huì)議用戶更好地掌握與不同國家、地區(qū)的合作伙伴在商務(wù)環(huán)境中交流的技巧。《視訊無隙 溝通無界》協(xié)作指南能為企業(yè)中幾乎所有職能的領(lǐng)導(dǎo)者提供有價(jià)值的參考，了解視頻會(huì)議如何幫助他們做到無隙協(xié)作，更加快速有效地達(dá)到目標(biāo)。