在過去的十年里，許多公司開始采用開放式平面布置的辦公環(huán)境，希望營造一種自發(fā)合作的氛圍。然而，根據(jù)《財富》雜志最近的一篇文章顯示，“研究表明開放式辦公室計劃降低了生產(chǎn)力和員工福利，同時增加了員工的病假天數(shù)。”
那么，作為老板的你，身為決策者，你能做些什么來確保你的員工能夠在不受干擾的情況下進(jìn)行協(xié)作？提高工作效率？
答案就是：你可以把他們和設(shè)備齊全的會議室聯(lián)系起來。
提到會議室，可能更多人的第一反應(yīng)是大型企業(yè)里常見的標(biāo)配版會議室，有著專業(yè)的音視頻設(shè)備，一個大圓桌放置在會議室中間，可以容納四五十人的高大上會議室。這樣的會議室有著靚麗的外表，適合舉行大型會議，對企業(yè)的形象也起到一定的宣傳作用。但是不好的地方就是通常一個辦公室只配有一間，而且需要提前預(yù)約使用。 對于現(xiàn)在快節(jié)奏的辦公方式來講，有時候需要召開緊急會議或者頭腦風(fēng)暴會議，就有可能會遭遇使用不上會議室的尷尬情況。
因此，在開放式辦公環(huán)境的熱潮下，一種專為協(xié)作而生的小型會議室huddle room就應(yīng)運而生。
那么，什么是huddle room呢？
什么是huddle room？
打個比方來說，huddle room就類似于一隊足球運動員聚集在一起計劃他們的下一步行動和結(jié)束比賽一樣。也就是說，huddle room是一個戰(zhàn)略性的小會議空間，旨在使人們能夠快速、輕松地見面開會。這些房間通常最多可容納5人，并配有以下設(shè)備：
- 視頻會議解決方案
- 電視、LCD或LED顯示器
- 一張可以坐或站的小中央桌子
- 交互式或常規(guī)白板
- 椅子（可選）
了解了什么是huddle room后，那么huddle room到底有什么優(yōu)勢呢？我們繼續(xù)往下看。
huddle room的特點：空間小 好處多
關(guān)于為什么huddle room是對于協(xié)作以及個人和團(tuán)隊在現(xiàn)代勞動力中成功至關(guān)重要的原因有很多，而其中五種是最被認(rèn)可的，我們總結(jié)了一下。
1.huddle room是一個私密的空間。正如開頭我們講到的那樣，開放式工作空間的概念會帶來一些問題，噪音和干擾是影響工作效率和協(xié)作兩個最突出的因素。所以，一個安靜的空間對于與會人員來說至關(guān)重要。通過提供一個安靜的空間，一小群合作者可以不受打擾地進(jìn)行親密對話，從而解決了這個問題，。考慮到會議室的大小，在選擇會議設(shè)備的時候，最好是配備一套占地面積較小的一體化視頻會議設(shè)備。
2.有助于遠(yuǎn)程工作人員感到被包括在內(nèi)。許多遠(yuǎn)程工作人員在遠(yuǎn)程視頻會議時更喜歡擠成一團(tuán)的房間，因為他們的連接能力和感覺自己是對話中真正的一部分的能力得到了增強(qiáng)。為了確保遠(yuǎn)程工作人員享受真正面對面交流，在設(shè)備的選擇上可以需要使用大屏幕電視和帶有廣角攝像頭的視頻單元。
3.會議室無需預(yù)訂。有時候靈感就是突然在腦海中閃現(xiàn)，你需要馬上找到你的同事一起來討論。但是如果你所在的辦公室的會議室需要提前兩周預(yù)訂，那么這個靈感就會因為沒有會議室或者其他什么原因不了了之。而huddle room是一個小空間，公司可以在辦公室里安裝很多這樣的房間，這樣人們就可以隨時進(jìn)行即興的頭腦風(fēng)暴、解決問題的討論等等。
4.充分利用辦公空間。Huddle room最佳的安置點是在工作區(qū)的交叉口，這樣確保員工能夠輕松協(xié)作，并讓你的辦公室得到最大的利用率。在國外，越來越多的公司正在通過將更大的閑置空間改造成擁擠的房間，或者搬到可以擁有更多聚集空間的地方來促進(jìn)合作。
5.用更少的時間做更多的工作。與傳統(tǒng)的行政會議室不同，huddle room為更喜歡創(chuàng)新的千禧一代提供了一種更為靈活的工作方式，讓他們能夠更加輕松的完成工作。需要注意的是，千萬不要這些小房間干不了大事，huddle room也非常適合處理嚴(yán)肅的業(yè)務(wù)，如網(wǎng)絡(luò)研討會，銷售演示，求職面試等等。更重要的是，它們靈活的尺寸也使得它們的預(yù)算更為友好，據(jù)了解，配備四個huddle room的費用通常比一個常規(guī)會議室的費用低，但它們提供的生產(chǎn)力潛力是一個常規(guī)會議室的四倍。
huddle room產(chǎn)品如何選
如果我們還是按照傳統(tǒng)大型董事會議室的方式去打造huddle room，選用昂貴的設(shè)備從大會議室搬到小會議室，未免有點大材小用，而且不符合huddle room高效便捷的辦公風(fēng)格。
huddle room可以說是為協(xié)作而生。一間最理想化的huddle room應(yīng)該是讓用戶在第一次走進(jìn)會議室的時候，不需要任何的培訓(xùn)就能夠開始使用。羅技大中華區(qū)視頻協(xié)作業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人陳明斌為我們介紹道：“視頻會議產(chǎn)品是否簡單易用很大程度上決定了huddle room未來的使用頻率。使用頻率越高，對huddle room的投資就越值得。因此一間理想化的huddle room應(yīng)該具備以下要素：能夠一鍵入會或輕松發(fā)起一場會議，能夠快速控制會議音視頻：靜音操作，音量調(diào)節(jié)，鏡頭調(diào)整等，能夠與參會人快速分享內(nèi)容。”
基于huddle room的空間特性，就意味著各種硬件設(shè)備的距離都會靠的比較近，所以在選擇產(chǎn)品的時候，要考慮節(jié)省空間的同時，也要能夠滿足一場視頻會議所需的全部條件。在畫面采集方面，相比高倍變焦，huddle room需要的是更大的可視角來覆蓋所有的參會人，包括坐在房間左右兩端的人。拾音設(shè)備最好不要放置在桌子上，一是可以節(jié)約桌上空間，二是不至于被筆記本電腦擋住而影響拾音效果。陳明斌認(rèn)為，適用于huddle room最理想的產(chǎn)品是音視頻集成一體化的ALL-in-one會議設(shè)備。他講到，集成化對于產(chǎn)品的要求非常高，麥克風(fēng)和揚聲器距離近需要成熟的回音消除技術(shù)；揚聲器距離鏡頭近又需要完善的抗震穩(wěn)定技術(shù)，因此推薦首選頭部品牌和明星產(chǎn)品。
在視頻協(xié)作方面有著超強(qiáng)的技術(shù)功力的羅技，針對小型會議室推出了不少優(yōu)秀的產(chǎn)品，并且已經(jīng)在知名企業(yè)中應(yīng)用并且得到很好的使用反饋。比如羅技CC4000e商務(wù)高清音視頻會議系統(tǒng)，憑借120°廣角，出色的拾音和Rightsight自動取景技術(shù)為邁凱倫集團(tuán)提供了便捷高效智能的會議體驗。值得一提的是，羅技CC4000e及CC5000e商務(wù)高清音視頻會議系統(tǒng)已經(jīng)通過騰訊多媒體實驗室認(rèn)證，成為首批通過認(rèn)證的騰訊會議Rooms音視頻硬件終端產(chǎn)品。
億聯(lián)網(wǎng)絡(luò)針對小微型會議室也向市場推出了眾多產(chǎn)品，比如超高清USB攝像機(jī)UVC30、便攜式免提會議電話CP900、億聯(lián)云視訊、無線輔流套件WPP20。此外，像巴可、快思聰、克萊默、寶利通這些同樣在視頻會議領(lǐng)域有著超強(qiáng)實力的企業(yè)推出的產(chǎn)品，也是在huddle room產(chǎn)品選購清單中可以考慮加入的品牌。
美國專業(yè)會議服務(wù)獨立調(diào)研機(jī)構(gòu)Wainhouse Research預(yù)測，全球范圍內(nèi)約有3,000– 5,000萬huddle room，并且保持不斷增長的趨勢。以huddle room為代表的非正式會議室和開放空間已經(jīng)超越傳統(tǒng)的會議室，成為最常用的協(xié)作和演示場所。如果想提高員工的工作效率，不妨嘗試在辦公區(qū)域設(shè)置huddle room。